6個富有成效的時間管理技巧
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BNET 商學院
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- 更新日期
2014-04-15
隨著春天的來臨，我發現早上我醒的越來越早。這也讓我感覺可以更多地利用時間，甚至能搶出一個小時來。起得早，讓我有固定的時間開始鍛煉。坐公交時，我可以利用Kindle來補充知識。以及將瀏覽社會化媒體的時間固定等等。如何來利用時間，創造更多價值呢？這是時間管理的范疇。
時間管理一直是大家感興趣的話題。當我們在這個春天更有效地利用了時間，也許在那讓人昏昏欲睡的夏天，我們可以有更多的時間休息。
美國很多州會在隨著白天的變長，改用夏令時。這樣似乎讓你感覺可以多出一個小時的時間來。同樣希望高效使用時間的美國創業者和暢銷書作家Kevin Daum最近在INC上分享了他在使用的6個時間管理技巧，也許，你可以利用這些技巧掙出額外的一小時來。
1.保持時間日志。注意力是更富成效的關鍵。所以要在保持生產力最大化上集中時間。這意味著把事情留給機會。為了免去低效率，Kevin首先了解這些事是什么，他會在他的日歷上保持時間日志，來確定他可以授權或者改善的低效率工作。去年，Kevin用自己的專欄來記錄自己的寫作時間，并且不斷改善只的寫作效率，已經每個專欄的3.5小時，到現在的少于2小時。
2.在單一任務里增加點音樂。Kevin減少自己專欄寫作時間的方法之一是用他收集的一個特別的音樂播放列表，這個音樂列表是30分鐘的增量。當他開始寫作時，他會根據這個具體的播放列表來調整他的節奏。
這種作為節拍器的音樂可以讓他保持一種韻律。通過正在播放的歌，也讓Kevin在沒有看表下，知道自己超前多少，落后多少。而耳機又把他拴在了電腦上，所以，這也讓他極不愿意起來散散心。Kevin現在把這個方法放在了其他的閱讀、寫作和思想任務上。
3.把相關的任務放在一起。現在，Kevin每天都處于大量的工作中。在制作每周的實況廣播節目，一周寫三篇專欄，和管理一個大營銷項目之間，他會快速前進，急切地確保每件事和每個人都得到應得的關注。
相反，在小的增量里，不在不同的項目之間來回切換，他放了大塊的時間，甚至一整天給相關的任務。這也減少了身體和精神上的準備時間，也包括減少了努力，和不斷提醒自己圍繞這個項目細節的分神。
4.給會議增加前置和后置時間。Kevin經常在電話或者面對面下堆砌幾個會議。之后，他必須回去，弄清楚他的記錄來讓推進每件事。他的新方法是在每個會議之前安排2分鐘來準備一個行動列表。在會議中他調整這個列表，然后，之后花3分鐘把這些項目付諸行動。
5.提升準時性。Kevin過去以自己是一個非常準時的人感到驕傲。他討厭遲到，也討厭那些讓他等的人。所以他最近聽到一個好朋友和客戶告訴他，根據他過去的行為，這個朋友會假定Kevin要遲到15-30分鐘時，感到十分震驚。
Kevin有多少時間因為遲到而沒了，因為要趕時間、重新安排，道歉等等。反思之后，Kevin確定了罪魁禍首。他不斷嘗試在要離開去開會之前，干很多事情，比如電話，email等。再也不這樣了，他現在設定離開的時間，對每個會議會安排5分鐘的緩沖。如果他早到，他總能在等待的時候增加一個簡單任務。
6.增加一個有計劃的工間休息。從一個項目到另一個項目的來回翻轉，會產生分神和讓大腦疲憊。所以，Kevin在一天的中間增加一個15分鐘的頭腦清醒鍛煉。然后他能進行想法的一個快速2分鐘下載，這樣他能評估剩下的一天。這種活動結合大腦清理磁盤碎片類的活動，讓Kevin能以最高效率來工作。